Мнение об оптимизации бизнес-процессов на предприятии

1. Каковы, по-вашему, признаки, когда в компании нужно проводить мероприятия по оптимизации бизнес-процессов? Когда и где мероприятия по оптимизации (оргструктура, процессы, издержки…) оправданы? В каких компаниях, в каких условиях, на каком этапе развития компании?

Первый и основной признак, когда необходима оптимизация бизнес процессов, это желание владельца бизнеса и/или руководителя компании увеличить прибыль. Предполагаем, что такое желание присуще абсолютному большинству бизнесменов, причем всегда. Следовательно, вопрос оптимизации должен стоять на регулярной основе. Но тут возникает два варианта дальнейших действий. Первый, не навредить – ничего не менять, ведь все и так работает. Второй, рискнуть, чтобы максимально повысить эффективность и результативность бизнеса. Для начала проведите диагностику работы компании - определите ситуацию «как есть». Затем представьте ситуацию «как может быть», если всё делать правильно. Определите, что надо сделать для того, чтобы достичь этого, как этого достичь, какие необходимы ресурсы. Если это целесообразно, оптимизируйте бизнес-процессы.

Обратим отдельное внимание на оптимизацию процессов и такой их стороной, как издержки. Представим обычную ситуацию, компания переживает некий кризис. Снижается объем продаж, следовательно, и доход. Как поступают в своем большинстве наши бизнесмены? Как правило, стараются оптимизацию бизнес-процессов направить на сокращение издержек. Наше мнение, это зачастую неправильное поведение. Когда у Вас кризис, старайтесь найти средства, чтобы простимулировать свое развитие. Пример. Одно всемирное книжное издательство, как и многие другие, в определенный момент переживало кризис. Люди перестали читать, издательский бизнес умирает. Так говорили многие. Но не владелец этой компании. Он твердо верил, что люди снова начнут читать. Все средства он направлял на стимулирование спроса: привлечение авторов, реклама, изменение маркетинговой стратегии. И это принесло ему плоды. Когда почти все оптимизировали свои бизнес-процессы под изменяющийся рынок (в основном за счет сокращения издержек, чтобы хоть как-то продолжать существовать), он этот рынок сформировал. И стал на нем лидером.

Отвечая на вопрос, в каких компаниях, в каких условиях, на каком этапе оправдана оптимизация, скажем, что в любых компаниях, в любых условиях, на каждом этапе своего развития должен стоять вопрос оптимизации бизнес-процессов. Постановка вопроса улучшения процессов должна начинаться с аудита: с анализа внутренней и внешней среды компании. Если результаты внешнего (положение компании и ее торговых марок на рынке, динамика роста продаж и т.д.) и внутреннего (производство, работа отделов сбыта, финансов, маркетинга и т.д ) анализа устраивают, тогда вопрос оптимизации отложите ненадолго, и регулярно к нему возвращайтесь. Если же результаты аудита заставляют задуматься о положении вещей, тогда приступайте.

2. С чего следует начинать?

Что касается самого процесса оптимизации для начала необходимо описать существующие в компании бизнес-процессы (создать их модель). Описание надо делать четким и однозначным. Чтобы было видно, кто и что и на каком уровне делает. Для оценки оптимальности надо анализировать каждую часть бизнес-процесса (процедуру), выполняемую определенным исполнителем. Оценивая, надо проверять результат и эффективность его работы и сопоставлять с тем вариантом, когда работа была бы выполнена максимально правильно. Проанализировав каждую процедуру и определив ее явные недостатки, можно оценить оптимальность управления бизнес-процессом и оптимальность группы процессов. Результатами оценки оптимальности должны стать выявленные недостатки в процессе и/или группе процессов. Затем уже должна быть представлена программа с предложениями по исправлению выявленных недостатков.

3. Кто этим должен заниматься?

В идеале для оптимизации бизнес-процессов должна быть выделена рабочая группа. В нее должны войти менеджеры и специалисты, которые хорошо ориентируются в наиболее проблемных сферах работы компании либо ведущие специалисты ключевых отделов предприятия (производство, финансы, сбыт, маркетинг и тд.). Возглавить группу должен один из топ-менеджеров, наделенный широкими полномочиями, и который сможет внедрить программу оптимизации бизнес-процессов. Говоря о внедрении этой программы, мы подразумеваем, что она:
• содержит в себе перечень реализуемых действий, которые будут способствовать улучшению работы предприятий, позволят увеличить прибыль;
• будет донесена до каждого сотрудника;
• предусматривает должную мотивацию сотрудников;
• содержит сроки, ответственных лиц, предполагаемые результаты после оптимизации;
• существуют критерии оценки для проверки хода реализации программы оптимизации.

Важно, чтобы этот документ не повторил судьбы многих документов: формально существует, мало кто о нем знает, мало кто реализует действия, написанные в нем.

4. Вы проводили оптимизацию? С какой целью? Что хотели получить и что получили?

Проводили и проводим. Цель как всегда – увеличение прибыли. В качестве примера можем привести действия, которое мы применяли для оптимизации бизнес-процессов в управлении производством одного из наших клиентов. ABC-анализ. С его помощью осуществляется классификация или распределение существующей совокупности соответственно выбранным критериям на три группы. К группе А относятся те 20% ассортимента, которые обеспечивают 80% товарооборота, к В – те 15%, на которые приходится еще 10% товарооборота, остальные - класс С. Проведя анализ, а затем и чистку ассортимента, значимо удалось оптимизировать бизнес-процессы, связанные с производством, как следствие – увеличить продажи.

5. Приятные/неприятные неожиданности, сопровождающие этот процесс?

Самые приятные неожиданности или наоборот ожидаемые изменения ждут вас в конце, когда удастся грамотно внедрить адекватную программу оптимизации бизнес-процессов. Это будет увеличение прибыли.
К неприятным неожиданностям, которые сопровождают оптимизацию, можно отнести инертность персонала. Оптимизация подразумевает изменения, изменения подразумевают дополнительные действия со стороны каждого сотрудника. Редко встретишь человека, который захочет в силу своей лености и инертности работать лучше, чем как сейчас. И тут важна мотивация. Иначе документ так и останется лежать на полке среди остальных документов.

6. Примеры, когда не стоило оптимизировать те или иные процессы?

Вспоминается анекдот:
— Папа! Почему солнце восходит на востоке, а заходит на западе? Давай сделаем наоборот?
Папа-программист отрывает взгляд от монитора, удивленно смотрит солнце, потом на сына и говорит:
— Оно восходит! Оно заходит! Оно работает! Я тебя прошу, только ничего не трогай, пока оно работает!!!
Это тот случай, когда оптимизация не нужна. Повторюсь, если затраты на изменения повлекут за собой адекватные улучшения, действуйте, но действуя, используйте данные выше советы.

7. Ваш совет тем, кто стоит в начале подобного пути? Что нужно делать обязательно? Каких ошибок не повторять?

Смотрите выше.

Ирина Папуша, бизнес-консультант, компания «ЛЮДИ»

материал подготовлен для журнала «Управление компанией», 2006

Статьи

	Постановка задач маркетингового исследования или «38 попугаев» 25.12.2007 Данная статья не сколько руководство к действию, сколько настоятельная  просьба быть внимательнее, скрупулезнее и  более системными  в повседневной работе: использовании терминов, постановке задач, интерпретации  информации.  Если описанные ниже проблемы для Вашей компании вчерашний день – снимаю шляпу.    Итак, сперва некоторое количество примеров, которые  показывают типичные  для сегодняшнего дня проблемы
	Типичные ошибки маркетинговых стратегий 22.10.2007 Стратегия как обобщающая модель действий, необходимых для достижения поставленных целей, давно вошла в число важнейших управленческих понятий. Правильный подход к ее разработке – ключевой фактор успеха любой компании.
	Какая сегментация работает? 22.10.2007 Вряд ли кто-то станет оспаривать тот факт, что сегментация – важный инструмент анализа рынка, а выбор целевых сегментов – один из краеугольных камней маркетинговой стратегии компании.
	База данных: для кого? для чего? как? 22.10.2007 Маркетинг многогранен, он может влиять на потребителя с помощью множества инструментов, про большинство которых часто забывают. В процессе работы мы столкнулись с тем, что многие из наших клиентов даже имея базу данных своих потребителей, до конца не понимают ее полезность и эффективность.
	Мнение о зонтичных брендах 22.10.2007 Рассматривая возможность реализации зонтичного бренда, мы рекомендуем проводить максимально тщательный анализ именно в процессе начала разработки. Причина та, что изменения после начала реализации проекта в случае зонтичного бренда будут слишком дорогими и опасными.